O systemie

System elektronicznego obiegu dokumentów to w istocie centralne miejsce, skupiające całokształt procesów i zadań realizowanych w ramach organizacji. PROTON nie ogranicza się zatem do przesyłania elektronicznych teczek z jednego biurka na drugie. Nowoczesny Urząd wykorzystuje PROTONA jako narzędzie gromadzące wszystkie konieczne dane oraz zasilające tymi danymi inne systemy wykorzystywane w organizacji. To przy pomocy PROTONA następuje komunikacja z klientem instytucji oraz wytworzenie produktu jakim jest decyzja.

Najważniejsze elementy

  • PROTON zapewnia obsługę pełnego cyklu obiegu dokumentu w ramach urzędu;
  • Jest systemem otwartym z powodu praktycznie nieograniczonych możliwości rozbudowy funkcjonalności o nowe usługi. .
  • Pozwala na wymianę danych z innymi produktami z serii „Nowoczesny Urząd”, co jest wyrazem realizacji koncepcji...
  • Działa w oparciu o stosowany w danej jednostce Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt, umożliwiając jednocześnie jego modyfikację.
  • Wykorzystuje rzeczywistą strukturę organizacyjną urzędu, która pozwala na zamodelowanie pracy zgodnie z funkcjonującymi procedurami.
  • Posiada intuicyjny interfejs użytkownika z podziałem na wyraźnie wyodrębnione moduły, sugerujące kolejność i sposób pracy w ramach Systemu.
  • Pozwala na wykorzystanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego na wszystkich etapach zarządzania dokumentem.

Dowiedz się więcej

Wyróżnienia

System Elektroniczego Obiegu Dokumentu PROTON otrzymał nagrodę Aplikacja Roku 2008 w konkursie organizowany przez firmę Microsoft.

Dowiedz się więcej

Galeria

Kontakt

Skontaktuj się z działem handlowym w celu uzyskania dostępu do wersji demonstracyjnej lub umówienia się na prezentację.

program:
Proton
 Security code

Cechy systemu

System Elektronicznego Obiegu Dokumentów PROTON jest platformą zarządzania dokumentem elektronicznym w ramach organizacji. Poprzez integrację z Systemem Elektronicznej Skrzynki Podawczej, Biuletynem Informacji Publicznej oraz aplikacjami dziedzinowymi wykorzystywanymi w codziennej pracy Nowoczesnego Urzędu, zapewnia obsługę korespondencji przychodzącej, jej przetworzenie, wydanie elektronicznych decyzji oraz ich skuteczne doręczenie poprzez zastosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Oznacza to, że PROTON odzwierciedla w formie elektronicznej tradycyjne procesy zarządzania jednostką administracji publicznej.

Praca w ramach PROTONA opiera się na kilku kluczowych założeniach, które z jednej strony pozwalają na dostosowanie Systemu do specyficznych potrzeb danej organizacji, z drugiej natomiast uwzględniają specyficzne wymagania proceduralne i prawne związane z Instrukcją Kancelaryjną stosowaną w jednostkach administracji różnych szczebli. Z tego punktu widzenia PROTON:

  • Zapewnia obsługę pełnego cyklu obiegu dokumentu w ramach urzędu; od jego przyjęcia za pośrednictwem Elektronicznej Skrzynki Podawczej, poprzez przetworzenie wewnątrz organizacji, aż do wydania decyzji. System umożliwia również publikację treści w Biuletynie Informacji Publicznej. Klient otrzymuje więc narzędzie kompletne, zgodne z obowiązującymi normami i realizujące wszystkie zadania związane z elektroniczną komunikacją.
  • Jest Systemem otwartym z powodu praktycznie nieograniczonych możliwości rozbudowy funkcjonalności o nowe usługi. Fakt ten jest niezwykle istotny, ponieważ zakłada się stopniową rozbudowę możliwości e-Urzędu. Znajduje to swoje odzwierciedlenie w kolejnych aktach prawnych dotyczących elektronicznej administracji publicznej. Dzięki temu klient otrzymuje gwarancję, że kolejne uregulowania, dotyczące, między innymi: elektronicznej publikacji aktów prawa miejscowego, czy rozwoju archiwów elektronicznych znajdą swoje odzwierciedlenie w kolejnych aktualizacjach rozwijających możliwości PROTONA.
  • Pozwala na wymianę danych z innymi produktami z serii „Nowoczesny Urząd”, co jest wyrazem realizacji koncepcji zakładającej globalne postrzeganie procesów zachodzących w urzędzie, koordynowanych i zarządzanych w jednym miejscu. Dlatego też aplikacje dziedzinowe wykorzystywane w codziennej pracy komunikują się z PROTONEM odbierając pożądane informacje, a następnie zasilając go odpowiednimi danymi, będącymi produktem pracy danego programu.
  • Działa w oparciu o stosowany w danej jednostce Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt, umożliwiając jednocześnie jego modyfikację, dodanie dodatkowych poziomów kategoryzacji, itp. Pozwala to na usystematyzowanie stosowanej w ramach jednostki numeracji, zachowanie zgodności z wcześniejszą numeracją oraz niezawodną identyfikację przetwarzanych dokumentów.
  • Wykorzystuje rzeczywistą strukturę organizacyjną urzędu, która pozwala na zamodelowanie pracy zgodnie z procedurami funkcjonującymi w danej organizacji. Podległość służbowa, zakres kompetencji poszczególnych użytkowników i funkcje kontrolne w zakresie terminów i właściwości załatwianych spraw, budowane są w oparciu o rozbudowany system ról i praw użytkowników. Administrator PROTONA posiada dodatkowo możliwość modyfikacji struktury, w związku ze zmianami organizacyjnymi.
  • Posiada intuicyjny interfejs użytkownika z podziałem na wyraźnie wyodrębnione moduły, sugerujące kolejność i sposób pracy w ramach Systemu. Konstrukcja obszaru roboczego sugeruje operatorowi PROTONA, już po pierwszym zalogowaniu, zakres zadań do realizacji w określonych terminach. Jest to cecha istotna ze względu na różnorodność grupy docelowej klientów wykorzystujących system w codziennej pracy. Celem elektronicznego obiegu dokumentów jest przecież usprawnienie procesów, a nie tworzenie kolejnych barier.

Zgodność z prawem

Maksimum funkcjonalności, przy jednoczesnym spełnianiu obowiązujących norm, to zasada, według której tworzymy i rozwijamy nasz system. Dlatego też, w ramach obszarów związanych z jego funkcjonowaniem, PROTON jest zgodny z kluczowymi aktami prawnymi związanymi e-Administracją oraz postępowaniem administracyjnym. Należą do nich:

Akty prawne dotyczące e-Administracji:

  • Ustawa z dnia 18 września 2001 roku o podpisie elektronicznym (Dz. U. 2001, nr 130, poz. 1450), z późniejszymi zmianami.
  • Ustawa z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. 2001, nr 112, poz. 1198).
  • Ustawa z dnia 17 lutego 2005 roku o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. 2005, nr 64, poz. 565).
  • Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 września 2005 roku w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (Dz. U. 2005, nr 200, poz. 1651).
  • Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 roku w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. 2005, nr 212, poz. 1766).
  • Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 roku w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. 2004, nr 100, poz. 1024).
  • Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 7 sierpnia 2002 roku w sprawie określenia warunków technicznych i organizacyjnych dla kwalifikowanych podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne, polityk certyfikacji dla kwalifikowanych certyfikatów wydawanych przez te podmioty oraz warunków technicznych dla bezpiecznych urządzeń służących do składania i weryfikacji podpisu elektronicznego (Dz. U. 2002, nr 128, poz. 1094).

Akty prawne dotyczące postępowania administracyjnego:

  • Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks Postępowania Administracyjnego (Dz. U. 2000, nr 98, poz. 1071), z późniejszymi zmianami.
  • Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (tekst jednolity: Dz. U. 2002, nr 101, poz. 926), z późniejszymi zmianami.
  • Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów samorządu województwa (Dz. U. 1998, nr 160, poz. 1073), z późniejszymi zmianami.
  • Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu (Dz. U. 1998, nr 160, poz. 1074), z późniejszymi zmianami.
  • Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. 1999, nr 112, poz. 1319).
  • Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 9 października 2002 roku w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. 2002, nr 167, poz. 1375).

Zakres Wdrożenia

Klient:

Jednostka Samorządu Terytorialnego
80 użytkowników w ramach jednej lokalizacji

Realizowane działania:

  • Dostawa licencji na System PROTON (licencja „na Urząd”),
  • Analiza przedwdrożeniowa
  • Wdrożenie Systemu
  • Szkolenia użytkowników
  • Dostawa infrastruktury IT: serwer, urządzenie skanujące
  • Dostawa zestawów do składania bezpiecznego podpisu elektronicznego

Cel wdrożenia:

  • Uruchomienie e-usług publicznych
  • Uruchomienie elektronicznego obiegu dokumentów w ramach organizacji
  • Integracja z BIP i oprogramowaniem dziedzinowym

Model Wdrożenia

Analiza przedwdrożeniowa:

  • Identyfikacja procesów (przyjmowanie i wysyłanie korespondencji, model dekretacji w istniejącej strukturze organizacyjnej, stosowany wykaz akt, stosowana numeracja, stosowane formularze wniosków i decyzji, liczba użytkowników, role użytkowników w organizacji, zakres uprawnień),
  • Analiza procedur bezpieczeństwa w zakresie ochrony danych osobowych oraz procedur bezpieczeństwa informatycznego w ramach organizacji,
  • Audyt infrastruktury IT (serwery, skanery, stacje robocze, infrastruktura sieciowa).

Produkty analizy:

  • Propozycja modelu wdrożenia
  • Polityka bezpieczeństwa w ramach użytkowania Systemu PROTON

Wdrożenie:

  • Dostawa licencji
  • Dostawa infrastruktury IT (serwer, skaner) oraz zestawów do składania bezpiecznego podpisu elektronicznego
  • Instalacja PROTONA na dostarczonym serwerze i stacjach roboczych
  • Konfiguracja systemu (implementacja struktury organizacyjnej i stosowanego wykazu akt, określenie przy współpracy z Administratorem oraz przypisanie użytkownikom zestawu praw, implementacja przygotowanych elektronicznych formularzy do Elektronicznego Biura Obsługi Interesanta)
  • Testy akceptacyjne (pełny obieg dokumentu: podpisanie i złożenie elektronicznego wniosku, weryfikacja Urzędowego Poświadczenia Odbioru, przetworzenie wniosku w ramach obiegu wewnętrznego, publikacja treści w BIP z poziomu PROTONA, wygenerowanie „elektronicznego awizo”, podpisanie i wydanie elektronicznej decyzji)

Produkt wdrożenia:

  • Uruchomienie systemu

Cykl szkoleniowy:

Szkolenia przeprowadzane z wykorzystaniem dostarczonej przez Wykonawcę infrastruktury sprzętowej, przy zastosowaniu dokumentacji szkoleniowej i ćwiczeń.

  • Szkolenie Administratora i zastępcy Administratora
  • Szkolenie osób zarządzających korespondencją (kancelaria)
  • Szkolenie zespołu ekspertów wewnętrznych
  • Szkolenie operatorów dokumentów (użytkowników zwykłych)
  • Szkolenie kierownictwa

Produkt cyklu szkoleniowego:

  • Wiedza niezbędna do pracy z wykorzystaniem PROTONA
  • Udostępnienie klientom usług elektronicznych
    Dzięki wykorzystaniu PROTONA Nowoczesny Urząd realizuje swoje zadania 24 godziny na dobę przez 365 dni w roku. Zarówno instytucja, jak i jej klient zyskują niezawodne narzędzie szybkiej i bezpiecznej komunikacji oraz gromadzenia i przetwarzania informacji. Jest to obecnie kluczowy czynnik determinujący rozwój wspólnoty lokalnej, regionalnej i globalnej. Spójna i atrakcyjna konstrukcja zewnętrznej części systemu pozwala dodatkowo budować wizerunek urzędu otwartego i wykorzystującego innowacyjne rozwiązania w komunikacji z obywatelem.
  • Nowa jakość zarządzania organizacją
    Wdrożenie PROTONA podnosi jakość zarządzania Urzędem, zarówno poprzez zwiększenie komfortu pracy użytkowników, jak również dzięki możliwości identyfikacji procesów zachodzących w kluczowych punktach funkcjonowania organizacji. Wpisuje się to doskonale w budowanie systemów zarządzania jakością i wydajnością pracy.
  • Integracja procesów i gwarancja rozwoju
    PROTON nie jest "niezależnym bytem". Jedną z jego ról jest współdziałanie z wykorzystywaną przez Urząd infrastrukturą teleinformatyczną. Możliwość integracji z oprogramowaniem dziedzinowym oraz stały rozwój funkcjonalności systemu, przesądza o uniwersalności PROTONA, który jest gotowy na spełnienie kolejnych wymagań stawianych przez użytkowników, klientów oraz ustawodawcę.
  • Bezpieczeństwo i zgodność z prawem
    Procesy uwierzytelniania czynności związanych z zarządzaniem dokumentem elektronicznym odbywają się w ramach PROTONA z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Oznacza to, że PROTON gwarantuje bezpieczne i zgodne z prawem przyjmowanie, przetwarzanie i archiwizowanie dokumentów.

Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Plików Cookies. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce

Zamknij