O systemie

Digitalizacja zbiorów danych pozostających w zasobach archiwalnych jednostek sektora publicznego oraz możliwość zarządzania elektronicznymi zbiorami, to naturalna konsekwencja coraz powszechniejszego wykorzystywania przez urzędy narzędzi informatycznych do zarządzania dokumentem elektronicznym. Bezpieczne Archiwum Elektroniczne (BAE) przygotowane przez Sputnik Software stanowi zatem tą część Pakietu e-Urząd, która pozwala na ewidencję, systematyzację i dostęp do dokumentów podlegających archiwizacji i wytworzonych przez instytucję w ramach Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów PROTON lub każdego innego systemu informatycznego, którego produktem są dokumenty lub zbiory dokumentów podlegające archiwizacji.

BAE jest produktem przygotowanym przez firmę Sputnik Software w ramach projektu pn.: „Bezpieczne Archiwum Elektroniczne (BAE) - system bezpiecznej archiwizacji, utrzymania i udostępniania dokumentów elektronicznych na potrzeby urzędów administracji państwowej i samorządowej”. Projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz z budżetu Państwa w ramach Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013.

Celem tworzenia systemu Bezpiecznego Archiwum Elektronicznego jest dostarczenie jednostkom administracji publicznej kompletnego rozwiązania od obsługi i zarządzania procesem archiwizacji dokumentów elektronicznych, oraz mechanizmów umożliwiających ich skuteczne i bezpieczne przechowywanie. Dlatego, System Archiwum obsługuje następujące funkcjonalności:

Najważniejsze elementy

  • Przyjmowanie materiałów archiwalnych do systemu
  • Przechowywanie materiałów archiwalnych przez określony czas
  • Brakowanie dokumentów
  • Tworzenie raportów z brakowania
  • Przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego
  • Automatyczne tworzenie spisów zdawczo odbiorczych
  • Wyszukiwanie materiałów archiwalnych
  • Przeglądanie materiałów archiwalnych
  • Obsługa materiałów archiwalnych digitalizowanych z postaci papierowej
  • Pełna obsługa metadanych
  • Możliwość edycji metadanych, oraz dodawania dodatkowych informacji nt. przechowywanych materiałów archiwalnych
  • Dostęp do materiałów archiwalnych z poziomu innych aplikacji (np. Obiegu Dokumentów)
  • Konserwacja podpisu elektronicznego w czasie
  • Przekształcanie dokumentów graficznych na tekst (OCR)
  • Możliwość identyfikacji dokumentów (RFID)
  • Zarządzanie dostępem do danych archiwalnych (zarządzanie użytkownikami, grupami, prawami dostępu do modułów i ich funkcjonalności

Dowiedz się więcej

Kontakt

Skontaktuj się z działem handlowym w celu uzyskania dostępu do wersji demonstracyjnej lub umówienia się na prezentację.

program:
Bezpieczne Archiwum Elektroniczne
 Security code

Cechy rozwiązania

  • Interoperacyjność – BAE przyjmuje dokumenty zarówno z Systemu PROTON, Foka, PiOL, ELUD jak również może współpracować z dowolną aplikacją implementującą API BAE. Przyjmowanie dokumentów z dowolnych aplikacji jest oparte o usługi sieciowe WebService zrealizowane w oparciu o standardy XML, WSDL, SOAP. System pozwala na wykorzystanie wydajnego narzędzia do skanowania dokumentów lub integrację z aplikacjami służącymi do masowej digitalizacji dokumentów.
  • Bezpieczeństwo – komunikacja opiera się o bezpieczne połączenie SSL. Każdy system zewnętrzny zasilający BAE podlega rejestracji przez administratora przed pierwszym połączeniem, a dostęp do systemu jest uwierzytelniany loginem i hasłem użytkownika, poprzez autoryzację na podstawie Active Directory lub z wykorzystaniem kart inteligentnych.
  • Standaryzacja – zbiory archiwalne są identyfikowane w systemie, zgodnie z zasadami przewidzianymi dla dokumentów podlegających archiwizacji, na podstawie odpowiednich przepisów prawa, z możliwością stosowania dodatkowej numeracji charakterystycznej dla danej instytucji lub wykorzystania znaczników RFID.
  • Uniwersalność – struktura i sposób prezentacji danych sprawiają, że BAE jest doskonałym produktem do obsługi przedsięwzięć związanych z digitalizacją archiwów papierowych instytucji dysonujących zbiorami papierowymi gromadzonymi na przestrzeni kilkudziesięciu lat. Służy temu możliwość odwzorowania zasad archiwizacji obowiązujących na podstawie przepisów obecnie nieobowiązujących.
  • Dostępność – interfejs przeglądania i wyszukiwania dokumentów jest oparty o przeglądarkę www, przy czym administrator systemu ma możliwość przydzielania użytkownikom praw związanych z merytorycznym zakresem ich zadań.
  • Modułowość – BAE posiada wyodrębniony moduł administratora, moduł zarządzania danymi, moduł szybkiego wprowadzania dokumentów oraz moduł wyszukiwania i przeglądania danych.

Zgodność z prawem

BAE, zarówno ze względu na wykorzystywaną technologię, funkcjonalność oraz merytoryczne zasady pracy związane z archiwizacją dokumentów, jest zgodne z obowiązującymi przepisami prawa w zakresie informatyzacji administracji publicznej oraz archiwizacji dokumentów, w tym, w szczególności z następującymi aktami prawnymi:

Akty prawne dotyczące e-Administracji:

  • Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. 2005 nr 64 poz. 565 z późn. zm.).
  • Ustawa Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. 2000 nr 98 poz. 1071 z późn. zm.).
  • Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 2006 nr 97 poz. 673 z późn. zm.).
  • Ustawa z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. 2010 nr 182 poz. 1228).
  • Ustawa z dnia 5 lipca 2002 r. o ochronie niektórych usług świadczonych drogą elektroniczną opartych lub polegających na dostępie warunkowym (Dz.U. 2002 nr 126 poz. 1068).
  • Ustawa z dnia 27 lipca 2001 r. o ochronie baz danych (Dz.U. 2001 nr 128 poz. 1402).
  • Ustawa z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. 2001 nr 130 poz. 1450 z późn. zm.).
  • Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 27 września 2005 r. w sprawie sposobu, zakresu i trybu udostępniania danych zgromadzonych w rejestrze publicznym (Dz.U. 2005 nr 205 poz. 1692).

Akty prawne dotyczące postępowania administracyjnego:

  • Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. 2011 nr 14 poz. 67).
  • Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518).
  • Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz.U. 2004 nr 100 poz. 1024).
  • Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519).

Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Plików Cookies. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce

Zamknij